Bir güvenlik projesinin çöktüğü an genellikle sözleşme masası değil, ikinci ayın izin çizelgesidir. Kâğıt üzerinde tam görünen kadro, ilk raporlu gün geldiğinde açık verir ve o açığı kapatan kişi, tesisi hiç tanımayan bir personel olur. Vardiya planlaması bu yüzden bir tablo doldurma işi değil, devamlılığı önceden satın alma işidir.
Planı kadroyla değil, kapatılması gereken saatle kurun
Doğru sıralama şudur: önce hangi noktanın hangi saat aralığında kapalı kalamayacağını yazın, sonra bu saatleri toplayın, en sonunda kadroyu bu toplamdan çıkarın. Tersine yapıldığında, yani "elimizde şu kadar kişi var, ona göre dağıtalım" mantığıyla kurulan planlarda hep aynı sonuç çıkar: kritik saat bandında tek kişi kalır, sakin saatlerde iki kişi birlikte oturur.
Saat toplamını çıkarırken görev yeri dışındaki zamanları da hesaba katın. Devir teslim, tur öncesi hazırlık, mola ve yemek süreleri planın içindedir. Bunları görmezden gelen bir plan, sahada görevlinin molasını görev yerinde geçirmesiyle sonuçlanır; bu da hem yasal hem insani olarak sürdürülemez.
Vardiya deseni seçimi
Sahada en yaygın iki desen, on iki saatlik gündüz-gece dönüşümü ve sekiz saatlik üçlü vardiyadır. İkisinin de bilinen artıları ve eksileri vardır ve tesise göre tercih değişir.
On iki saatlik desen
Daha az devir teslim noktası üretir, bu da bilgi kaybını azaltır. Personel açısından ardışık izin günü sağlaması nedeniyle çoğu zaman tercih edilir. Buna karşılık vardiyanın son saatlerinde dikkat düşer; bu düşüşün en kritik olduğu yer gece vardiyasının son bandıdır, yani sabaha karşı.
Sekiz saatlik üçlü desen
Dikkat seviyesini daha iyi korur ve yoğunluk saatlerine göre kadro yoğunlaştırmaya izin verir. Karşılığında günde üç devir teslim demektir; devir teslim düzeni sağlam değilse bilgi bu üç noktada üç kez kaybolur. Ayrıca ulaşımı zor konumdaki tesislerde personelin işe geliş-gidişini zorlaştırır.
Karar verirken tesisin yoğunluk profiline bakın. Yoğunluğu belirgin bantlara toplanan tesislerde üçlü desen; akışı görece dengeli ve devamlılığın kritik olduğu tesislerde on iki saatlik desen çoğu zaman daha iyi çalışır.
Gece vardiyasının bedeli uykuda ödenir
Gece çalışması, planın en dikkatli kurulması gereken kısmıdır. Sürekli gece çalışan bir personelin performansı zamanla düşer; sürekli dönüşümlü çalışan personel ise hiçbir düzene oturamaz. Pratikte işe yarayan yaklaşım, dönüşümü öngörülebilir bir takvime bağlamak ve gece sonrası dinlenme aralığını plana yazmaktır.
Gece vardiyasında görev tanımını da değiştirmek gerekir. Nokta başında hareketsiz beklemek yerine planlı devriye turları koymak, hem dikkati canlı tutar hem de gece bandında asıl ihtiyacı karşılar. Gece görevlisine ek olarak amir çağrı hattının açık olması, tek kişinin karar yükünü hafifletir.
Tek kişilik vardiyanın yazılmayan maliyeti
Bir noktada tek görevli çalıştığında plan, o kişinin hiç ayrılmayacağı varsayımıyla kurulur. Oysa mola, yemek, tuvalet ve devriye zorunludur; görevli bunları yapmak için görev yerinden ayrılmak durumundadır. Bu ayrılmalar plana yazılmadığında sahada iki şeyden biri olur: ya görevli molasını görev yerinde geçirir ve fiilen hiç dinlenmez, ya da nokta habersiz boş kalır.
Doğru çözüm ayrılmayı yasaklamak değil, kurala bağlamaktır. Görev yerinin ne kadar süreyle, hangi koşulda ve nasıl bir bilgilendirmeyle boş bırakılabileceğini talimata yazın: kapı kilitlenir mi, yönlendirme notu asılır mı, aramalar nereye yönlenir, amir bilgilendirilir mi. Bu birkaç satır hem görevliyi keyfi suçlamadan korur hem de yönetimin gerçek ihtiyacı görmesini sağlar — çoğu tesiste çıkan sonuç ikinci bir kadro değil, yoğun bantta birkaç saatlik takviyedir.
Yedek havuzu: kaç kişi değil, kim
Çoğu firma "yedek personel havuzumuz var" der; asıl soru bu havuzdaki kişinin sizin tesisinizi tanıyıp tanımadığıdır. Tesisi hiç görmemiş bir yedek, ilk gün kapıda ziyaretçi kuralını bilmez, hangi aracın içeri gireceğini kestiremez, alarm panelinde hangi bölgenin hangi kapı olduğunu bilmez. Bu, açığın kapatılmış değil ertelenmiş olması demektir.
İşleyen çözüm, tesise özel bir yedek listesidir: projede daha önce görev almış ya da oryantasyonu tamamlanmış birkaç kişi. Bu kişilerin yılda birkaç kez fiilen o tesiste vardiya alması, listeyi kâğıt olmaktan çıkarır. Sözleşme aşamasında sorulacak doğru soru şudur: "Yedek personel bu tesiste daha önce çalıştı mı, çalışmadıysa ne zaman oryantasyona alınacak?"
Devir teslim düzeni
Vardiya değişimi, planın en zayıf halkasıdır. Sözlü aktarılan bilgi ikinci vardiyada eksilir, üçüncüde kaybolur. Devir teslim defteri bunu önleyen en ucuz araçtır ve içinde en az şunlar bulunmalıdır:
- Açık kalan maddeler ve kimin takip ettiği
- Anahtar, telsiz ve zimmetli ekipman sayımı
- Bekleyen kargo, emanet ve teslim edilmemiş eşyalar
- Vardiyada yaşanan olayın kısa özeti ve yapılan bildirim
- Yönetimden gelen ve henüz talimata işlenmemiş değişiklikler
Devir teslimi kapı önünde ayaküstü yapmak yerine, iki görevlinin kısa bir kontrol turu atarak yapması çok daha etkilidir. Açık madde varsa anlatılmak zorunda kalınmaz, yerinde görülür.
Devamlılığı bozan asıl sebepler
Personel devir hızı yüksek olan projelerde sebep neredeyse hiçbir zaman tek başına ücret değildir. Sahada tekrar eden başlıklar şunlardır: vardiya çizelgesinin son anda değişmesi, izin taleplerinin belirsiz bir sürede yanıtlanması, görev tanımı dışındaki işlere yönlendirilme, dinlenme ve yemek alanının fiilen olmaması, ulaşımın vardiya saatiyle uyumsuz olması.
Bunların hepsi planlama kararlarıdır ve hepsi düzeltilebilir. Çizelgenin en az bir ay önceden ilan edilmesi ve ilan edildikten sonra ancak zorunlu hallerde değişmesi, tek başına belirgin fark yaratır — çünkü personelin kendi hayatını planlayabilmesini sağlar.
Devamlılığı nasıl ölçersiniz?
Devamlılık hakkında konuşmak yerine ölçmek gerekir. Aylık raporda takip edilebilecek birkaç basit veri, tartışmayı somutlaştırır:
- O ay projede görev alan farklı personel sayısı
- Planlanan vardiya sayısı ile fiilen doldurulan vardiya sayısı arasındaki fark
- Son anda değişen çizelge sayısı ve sebepleri
- Yedek personelle kapatılan vardiya sayısı ve yedeğin tesisi tanıyıp tanımadığı
- Kimlik kartı geçerlilik süresi yaklaşan personel listesi
Bu beş satır, bir güvenlik hizmetinin gerçek kalitesi hakkında çoğu denetim raporundan daha fazla şey söyler.
Bu listenin son maddesi ayrıca bir uyarıdır. Kimlik kartının geçerlilik süresi dolan personel görev yapamaz ve bu, planlanmamışsa ani bir kadro açığına dönüşür. Yenileme eğitimlerinin takibi bu yüzden insan kaynakları işi olduğu kadar operasyon işidir. Projedeki tüm personelin kart bitiş tarihini tek bir çizelgede tutmak ve yenileme eğitimi planlamasını süre dolmadan yeterince önce yapmak, bu açığın hiç oluşmamasını sağlar.
Önümüzdeki çeyrek için
Elinizdeki projede üç işi sırayla yapın: kapatılması zorunlu saatlerin toplamını çıkarıp mevcut kadroyla karşılaştırın, tesise özel yedek listesini isimlerle ve oryantasyon tarihleriyle netleştirin, kimlik kartı bitiş tarihlerini tek bir çizelgeye taşıyın. Bu üç çalışma tamamlandığında vardiya planı, bir tablo olmaktan çıkıp gerçekten çalışan bir devamlılık planına dönüşür.
